Gestão de Documentos dentro da Gestão da Qualidade

Esse tópico traz textos e conceitos extraídos do Blog da Qualidade (www.blogdaqualidade.com.br), especificamente dos textos "Entendendo a Gestão de Documentos" e "ISO 9001:2008 e a Gestão de Documentos" escritos por Monise Carla Bueno e Lidia Garcia de Campos respectivamente.

"Gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento dos documentos. Traduzindo em palavras ainda mais simples, são medidas que se toma para tornar mais fácil o manuseio dos documentos para que na necessidade de uma informação contida no mesmo, seja fácil buscá-la e encontrá-la, e isso envolve sua elaboração, fluxo, uso, avaliação, arquivamento em sua fase corrente e intermediária.

Entende-se por fase corrente quando um documento está em atividade, usado com frequência, como por exemplo, um fluxo ou procedimento, e intermediária é usado com pouca frequência, porém ele precisa ser administrado assim como os outros, por exemplo, o contrato social da organização.

O objetivo da gestão de documentos é:

- Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo;

- Viabilizar recuperação da informação, e isso pode ocorrer através de softwares que possibilitam a localização e utilização da informação com eficientes ferramentas de busca;

- Preservar a memória institucional, ou seja, a história e arquivos importantes para organização;

- Otimizar o uso da informação, ou seja, tornar ideal o uso da informação.

Falando diretamente de Gestão da Qualidade, a organização deve definir a estrutura da documentação que utilizará no SGQ, e essa estrutura deve ser lógica assegurando uma coerência para melhor identificação na busca da informação, e também genérica, para que todos documentos da qualidade se enquadrem em algum tipo destacado na estrutura. Os documentos devem ter uma codificação e/ou referência que os torne únicos, ser elaborado considerando os respectivos utilizadores, ou seja, feito para a pessoa que vai utilizá-lo. Na figura abaixo pode se ver um exemplo de estrutura em pirâmide, mas essa pode ser feita em formato de árvore, diagrama, entre outros:

1- Exemplo de uma Hierarquia Documental – Fonte: (D. Azevedo, 2002)

No geral, a Gestão da Qualidade é composta de critérios que orientam uma gestão de documentos eficaz, tanto quando diz sobre controle de documentos onde seus conceitos são diretamente para a elaboração, verificação e validação, quanto sobre controle, onde traz a necessidade de 7 critérios:

-Compilação (por projeto, cliente, produto, data);

- Indexação (como buscar?)

- Condições de acesso (quem pode ver? como?);

- Arquivo (arquivo físico, software)

- Armazenamento e manutenção (condições ambientais e seguras principalmente para registos em arquivo morto);

- Tempos de retenção;

- Inutilização."

"Uma Gestão de Documentos eficaz é fundamental para as organizações, uma vez que auxilia na troca de informações e melhora a tomada de decisões. Além disso, é item de destaque dentro dos sistemas de gestão da Qualidade. De acordo com o item 4.2.3 da norma ISO 9001:2008 é necessário realizar o controle de documentos afim de centralizar as informações e disponibilizá-las para a organização conforme houver necessidade.

A norma ainda exige o controle de revisões de documentos (para que os colaboradores não utilizem versões desatualizadas) buscando garantir que somente documentos aprovados circulem na organização.

Um sistema de Gestão de Documentos permitirá a utilização dos documentos de forma controlada e adequada, mantendo sempre registrado o histórico de um arquivo, as alterações ocorridas em suas diferentes versões, o controle de acessos, etc.

Apenas usuários habilitados podem trabalhar nas revisões dos arquivos e é possível informar a data da próxima revisão, para que seja gerada uma pendência alertando o usuário sobre quando o documento deve ser revisado."

Atualizando o texto, na norma ISO 9001:2015, há o item 7.5 que trata da Informação documentada. Portanto, é possível observar a preocupação das normas de Qualidade com a Informação corporativa.