Digitalização de documentos: terceirizar ou internalizar o serviço?

Primeiro, precisamos definir como é o processo de digitalização de documentos. Diferentemente da fotocópia (xerox), a digitalização de documentos possui 3 processos principais, sendo que dois deles podem exigir muitas horas-homem de serviço:

a) Preparação de documentos – processo com mais mão de obra humana. Higienização, às vezes com técnicas de museologia; retirada de todos objetos que possam travar a passagem de folhas nos scanners; separação das folhas que estavam grampeadas (mesmo os mais modernos aparelhos digitalizadores podem travar ou passar folhas juntas); outras técnicas para deixar a documentação pronta para a digitalização em si;

b) Digitalização de documentos – apesar de ser o processo mais mecanizado do serviço, exige atenção e qualificação do operador, conhecimentos de ajustes de termos e configurações; controle da documentação, máquinas com detecção de erros e softwares capazes de processar e entregar de maneira legítima o que estava no papel.

Infelizmente, nem todo scanner consegue entregar a documentação com ótimo padrão de similaridade, o que exige conhecimento do operador;

c) Indexação de documentos – esse item tem relação com o “Como os documentos serão localizados”. Em determinados softwares, possui bom grau de mecanização, claro que, contando com bom investimento neles. Mas, infelizmente, é muito vulnerável a falhas (exemplo, o numeral 11 pode ser confundido com a letra H, ou vice-versa), demandando do bureau de digitalização pessoal especializado e atencioso nessa tarefa.

Outro fator importante é olhar para a tríade de gestão de projetos: escopo, tempo, custo:

Escopo grande, o tempo será maior, o custo unitário da digitalização menor;

Escopo grande, com tempo obrigatoriamente reduzido, custo unitário maior;

Escopo pequeno, o tempo de execução será menor, mas o custo unitário será maior devido à pequena escala de trabalho.

Definido digitalização, como saber se será mais vantajoso terceirizar ou internalizar o serviço? A primeira coisa que deverá ser analisado é saber se, internamente, há alguém com conhecimento para gerenciar este projeto.

Se negativo, terceirize. Há um tempo de aprendizado que tornará a internalização do projeto mais caro. Contratar alguém para gerenciar esse projeto também pode ser um tiro no pé, pois o custo deste gestor costuma ser considerável.

Se positivo, opte inicialmente por locar máquinas. Além de não imobilizar capital em máquinas caras, você consegue parcerias que podem auxiliar no desenho do projeto gerando diminuição de custos.